管理者要有效的沟通技巧

发布时间:2022.02.21 12:57作者:大企管理

  有效信息沟通的障碍主要来自组织和个人,但最终沟通成功与否取决于信息发送者和信息接收者。因此,为了克服沟通障碍,实现有效的沟通,管理者必须作为信息的发送者或信息接收者的组织成员,掌握和发展特定的沟通技能。


  (a)作为信息发送者的沟通技巧


  有效的信息沟通取决于信息发送者有效地向组织内外的人发送信息的能力。现在,让我们逐一看看有助于信息发送者有效发送信息的7种技术。


  1.发送明确完整的信息


  当发送的信息便于收件人理解和理解时,信息是明确的。当发送方和接收方包含达成协议所需的所有信息时,信息是完整的。因此,信息发送者必须考虑接收者如何理解信息,并修改信息以消除误解和混乱。


  2.将信息编译成收件人容易理解的传输符号


  发件人在编码信息时,必须使用收件人能够理解的符号或语言。例如,向母语不是英语的收件人发送英语信息时,应使用常用单词,以避免使用闲适的词汇。向其他职业、团体、组织的成员发送信息时,不要使用专业术语。


  3.选择适当的传输介质


  使用语言通信时,信息发送者可以从面对面通信、书面信函、电话、电子邮件、视频会议等多种通信媒体中进行选择。在选择这些介质时,信息发送者必须考虑所需信息的空闲、时间限制、书面或电子记录。选择通信媒体时,主要要考虑的是信息的性质。也就是说,是否是个人,重要性如何,是否不正常,是否产生误解,是否需要进一步澄清。那样的话,最好面对面沟通。


  4.选择收件人可以监视的介质


  在选择媒体时,信息的发送者需要考虑的因素之一是这个媒体是否受到接收者的关注,每个人对他们感兴趣的媒体都不一样。因为有些人喜欢用电子邮件,几乎每隔几个小时就会注意一次,有些人喜欢面对面沟通,很少打电话或看邮件,所以信息发送者一定要注意收件人是否关心你选择的媒体。另一个需要考虑的因素是收件人是否有限制解码特定信息的能力的特定方面的缺陷。例如盲人不能阅读书面信息。


  5.避免信息过滤和曲解


  如果信息发送者错误地认为接收者不需要或不希望接收该信息,发送者将保留部分信息,从而引发信息过滤。信息过滤发生在组织的各个层次以及垂直和水平通信中。信息经过一系列发送者和接收者发生了有意义的变化,信息曲解发生了。有些信息的曲解是偶然的,但有些信息的曲解是故意的。如何避免信息过滤和信息曲解?组织必须建立信任,在信任和公平的环境中,信息发送者可以最大限度地减少信息过滤和曲解。消息必须包含反馈机制。


  反馈是有效沟通所必需的。发送消息时,发送者可以请求消息反馈,并知道何时或以何种方式收到或理解了信息。总之,通过在消息中包含这些反馈机制,发送者可以接收和理解自己的信息。


  7.提供准确的信息


  小道消息也称为小道消息,是组织成员关心的、没有准确来源的非正式信息。一旦登场,谣言传播得很快,相关主题往往是组织成员认为最重要、最有趣的主题。但是,如果传闻是假的、恶意的或毫无根据的,就可能误导或构成对个别职员或组织的损害。此时,管理者应该以236为信息发送者,发布准确的信息,防止误导性谣言的传播。


  (b)作为信息接收者的沟通技巧


  发送消息时,管理员也会收到很多信息。因此,管理者必须具备并培养使自己成为有效沟通者的沟通技能。


  1.集中注意力


  由于扮演着多种角色,承担着多种任务,管理者经常要同时思考过程和各种事情。由于要应对不同的事情,管理者有时对收到的信息没有给予足够的注意。很多时候会造成通信障碍,所以管理者作为信息接收者必须重视的是注意力。


  2.成为最好的倾听者


  要想成为好的沟通者,首先要成为好的倾听者。作为信息接收者的管理者,这也是面对面和电话沟通中的基本技能。要成为好的听众,管理者必须做好以下几件事。


  第一、管理者不会随便打断别人的话。


  第二、管理者要和演讲者对视。


  第三、收到信息后,管理者必须对模糊或混乱的部分提出质疑。


  第四、管理者要用自己的语言解释,重复信息内容,指出演讲者认为最重要的、复杂的、可以做出其他解释的地方。这些反馈要素是成功沟通的关键。


  3.共情


  所谓的共情是我们经常说的共情思维。作为收信人的管理者,不仅仅是从自己的角度,而是从信息发送者的感受和描述中理解信息时,会产生共鸣。共情是成功沟通中非常重要的因素,因此管理者在与人沟通的过程中必须投入更多的感情,能够站在对方的立场上思考。


  4.了解语言样式


  语言风格是人们说话时的独特方式。语言风格的因素包括声调、速度、音量、停顿、直白或含蓄、造词、提问方式、笑话和其他语言方式。语言风格不同,人们不理解这些差异,就会导致错误的沟通。


  (1)语言的跨文化差异。日本的管理者在与高层管理者或地位较高的人说话时,似乎比美国管理者更正式、更尊重上级。相反,美国的管理者在对话时比较随意,意见不同时甚至开始吵架。另外,对话时对话双方的身体距离也有差异。美国人距离比较大,巴西人距离比较近。同时,美国人比较直率,但日本人含蓄。美国人强调个人主义,善于自我表达,日本人提倡集体主义和集体主义,追求集体归属感。因此,在沟通中,如果管理者能够理解这些跨文化差异,就可以避免文化差异造成的沟通障碍。当然,了解世界上各种文化的差异不是一朝一夕就能实现的,而是需要长期的有意识的积累。


  (2)语言的性别差异。根据弹能和其他语言学家的研究,男人和女人的语言风格在各文化和语言上都有差异。因为熟悉各自的语言风格,所以与异性对话时语言风格的差异会导致错误的沟通。一般来说,男性沟通的方式强调地位的差异和相对实力,而女性的沟通方式强调相似性,不重视个人实力。因此,管理者在沟通中要准确把握这些性别差异,避免错误沟通。


  (3)管理语言风格差异。管理者不能指望改变人们的语言风格,要理解这种差异。比如说,你知道有些女性不愿意在会议上讲话,这并不意味着没有话可说,而是语言风格的差异,需要确保管理者有说话的机会。如果知道有些人不想获得荣誉,管理者就要特别谨慎,把荣誉授予应得的人。泰坦指出:“对话是管理工作的源泉,要知道不同人表达意思的方式不同,才能利用不同语言风格的人的潜力。”


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